新人なら是非やっておきたい名刺管理のコツ

新入社員が実務に加わるようになると、関係する会社とひと通り顔合わせをすることになります。その際に行われるのが名刺交換です。

もし他の会社との関わり合いが多い部署なら、挨拶をするたびに10人単位で名刺が増えていきます。とても覚えておくことは不可能ですよね。

そんなときは名刺を活用して管理をしましょう。

頂いた名刺には
日付と要件を書いておこう。
突然の電話に慌てないように。

新人や中途入社、もしくは配置換えをした人は短期間で大量の名刺が集まるようになります。例え200枚名刺を用意しても社外に出る仕事であればあっという間になくなります。すなわち手元に200枚の名刺が集まっているということです。とても覚えておくことはできないでしょう。

そんなときは名刺を頂いたら、その名刺に日付と要件を記載しておくクセを付けましょう。
ただそれだけですが、これがイザというときに大変役に立ちます。

直接顔を合わせるならまだしも、突然の電話で「三行コーポレーションの山田です。先日の件ですが・・・」だけでは思い出すことはもう不可能でしょう。特に新人の頃は仕事を覚えている最中でもあり、会話のキーワードから全てを推測することができないのです。

そんなときはさっと名刺ファイルに入れた名刺をみるだけで「あー、大阪の電子機器の商社でコンデンサ担当の人か。サンプルお願いしたんだっけ」など思い出すことができるのです。

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ただし一点注意も必要です。
世の中には「頂いた名刺に何かを書き込むのは失礼にあたる」という人と「名刺はメモとして活用すべき」という人がいます。
特に年配の方や体育会系の営業では前者の考え方の人が多く、ネット関連や海外企業などドライなビジネスをしている人は後者です。万が一を考慮し、打ち合わせの最中に名刺にペンを立てるのはやめておいたほうが良いでしょう。
ただし頂いた名刺を本人に見せることはまずありませんので、名刺にメモを記載をしても問題になることはありません。であれば積極的に名刺を活用しましょう。

またこれをしておくと、あまり担当レベルの打ち合わせに出てこない重役にも「1年前に〇〇の件では大変お世話になりました」など気の利いた挨拶ができるようになります。

小さなことですが、

頂いた名刺には
日付と要件を書いておこう。
突然の電話に慌てないように。

意外と役に立ちます。

私が以前いた会社では1年ごとに組織構造を変えていたため、仕事は同じでもそのたびに部署名が変わるという迷惑な文化がありました。これが組織を考える部署の実績になっているのだそうです。そのたびに名刺を作り直して配り直す必要があったのです。

ただし同じ仕事をしていると名刺を配ることも減るため、古い名刺がたくさん溜まってしまいます。平成不況のさなか、経費削減のためにこれをテプラで加工して再利用することもしていました。会社名と名前とメールアドレス以外全てテープでベタベタというワケの分からない名刺を配っていたこともあります。

今思うと「この会社もうすぐ潰れるんじゃ・・・」と警戒されていたんだろうなぁ。

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